UN(E) ASSISTANT(E) AMINISTRATIF(VE)

Les missions du poste

Morlaix Communauté recrute un(e) Assistant(e) mutualisé(e). Placé(e) sous la responsabilité de la Cheffe de service ZAE – Immobilier d’Entreprises et de la Cheffe de service développement - filières, vous assurerez les missions suivantes :

• Assurer les fonctions administratives des services « Zones d’Activités Économiques, Équipements et Immobilier d’entreprises » & « Développement - Filières » :
  • Assurer un premier accueil expert téléphonique et physique.
  • Transmettre une information de premier niveau aux porteurs de projets.
  • Être un soutien aux deux Cheffes de services (gestion d’agenda, prise de rendez-vous, organisation de réunions et déplacements, réservation de salles).
  • Organiser et suivre la planification des réunions des services.
  • Gérer les courriers internes et externes des deux services.
  • Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique (courriers, notes, tableurs, présentations).
  • Aider administrativement à la réalisation des outils de communication (newletters, Bro Montroulez, rapport d’activités, etc.).
  • Suivre les activités du pôle et du service.
• Réaliser la gestion budgétaire du service « Développement - Filières » :
  • Préparer le budget en lien avec la Cheffe de service et l’équipe de la direction.
  • Réaliser les rattachements, les reports et les virements de crédits.
• Assurer l’organisation logistique des événements pour les services « ZAE, Équipements et Immobilier d’entreprises » & « Développement - Filières » (animations, conférences, inaugurations, rentrée des étudiants, etc.).
  • Assurer la réservation des espaces dédiés à ces événements (salles, etc.).
  • Gérer la diffusion des invitations et les inscriptions.
  • Assurer l’accueil physique lors de ces événements.
  • Gérer les éventuels contrats de prestations services nécessaires à l’organisation de ces événements (prestations de restauration, de communication, etc.) et suivre leur bonne exécution.
  • Gérer les données et informations diverses nécessaires aux deux services.
  • Réaliser une veille sur la presse écrite sur les sujets relevant des compétences des deux services et les transmettre aux membres de l’équipe concernés.
  • Gérer l’information, classer et archiver les documents.
  • Tenir à jour une base de données des contacts des deux services (prospects, partenaires et prestataires) : numérisation de cartes de visites et recueil de l’accord de ces contacts (signature de formulaire) pour la conservation de données dans la perspective de mise en œuvre du RGPD.

Spécificités du poste :

• Remplacements occasionnels des 2 autres assistantes de la direction.